Словосочетание «автоматизация отдела продаж» звучит как что-то сложное, серьезные и затратное. Поисковик еще больше пугает нас непонятными терминами, длинными и «серыми» статьями на эту тему.
Но, как показывает практика, с автоматизацией лучше подружиться. Ведь она кардинально упрощает и совершенствует работу компании. На самом деле автоматизация такая сложная и непонятная только в начале. Поэтому давайте знакомиться с ее интригующими возможностями по порядку.
1. Система автоматизации отчетности продаж
Для этой цели мы используем Битрикс24. В ней наш руководитель ежедневно получает необходимые отчеты по продажам: от статуса определенной сделки до статистики роста продаж.
У каждого специалиста есть задачи, уровень эффективности и план действий на ближайшее время. Это создает дружественную конкуренцию в коллективе, мотивирует сотрудников развиваться.
Кроме того, работа в Битрикс24 экономит время. Т.к. больше не нужно собирать данные вручную, искать файлы в мессенджерах, электронных письмах, таблицах.
С чего начать?
Вспомните, какие программы вы используете для работы. Например, в Excel или Google Docs мало что получится автоматизировать.
Если вы пользуетесь CRM, обратитесь к справочной документации, обучающим статьям или видео. Таким образом у вас получится настроить автоматическое получение первых отчетов.
Возможно, вы не хотите тратить на предыдущий пункт время или переживаете, что не получится? На помощь придут партнеры вашей CRM-системы, которые настроят бизнес-процессы комплексно.
2. Роботизированное заполнение данных
Без CRM менеджеры по продажам проводят слишком много часов, вводя информацию о клиентах вручную. Эти часы можно потратить на обучение новых сотрудников, обработку клиентов и создание маркетинговых активностей.
С Битрикс24 нам приходится выполнять однообразную работу, вносить одну и ту же информацию по 10 раз. С этим прекрасно справляются настроенные роботы.
С чего начать?
Выберите инструмент, который подойдет конкретно под ваш бизнес. Ответьте на вопросы:
Какие данные я бы хотел вносить автоматизировано?
Сколько времени сэкономлю на автоматизации?
Стоит ли это потраченных средств и времени?
Если автоматизация вас по прежнему интересует, то попробуйте подобрать систему, которая бы закрыла ваши потребности.
Не нашли ничего, что подходило бы на 100%? Закажите у профессионалов индивидуальную разработку.
3. Сегментация клиентской базы
На привлечение потенциальных клиентов тратится уйма времени. Допустим, бизнес пошел в гору и у вас появилась особо выгодная «потенциальная база». Из нее хочется выбрать самого «теплого» и отдать его лучшему специалисту. Или поручить сегмент с лидами менеджеру, который хорошо разбирается в специфике данного сегмента.
Надеюсь, вы не собираетесь просматривать анкеты и самостоятельно сравнивать лиды? К примеру, находить людей определенного пола, возраста, места проживания и т.д. CRM-система сама проанализирует анкеты и выберет те, которые вы запросите.
С чего начать?
Используйте воронки продаж. Будете видеть, какие клиенты находятся на том или ином этапе и контролировать их продвижение по воронке. А значит, быстрее доводить клиентов до закрытия сделки.
Присвойте баллы лидам на основе того, как много шагов по воронке они прошли. Настройте просмотр лидов с самыми высокими баллами (скоро закрытие сделки) и сначала обрабатывайте их.
Если вы храните клиентскую базу не в CRM, то интегрируйте две эти системы, чтобы клиенты беспрепятственно «проходили» между ними.
4. Автозаполнение форм
Этот пункт схож со вторым.
В среднем менеджер тратит время на подготовку отчетов и заполнение бланков ½ от времени продаж. Т.е. треть времени тратится на рутинные дела. Это действительно много.
Дополнительно сэкономить время можно на автоматизации следующих действий:
- Подсчет товаров на складе
- Добавление скидки на все товары или часть
- Заполнение анкеты клиента
- Создание сделки сразу после обращения клиента
- Постановка задач с дедлайном
- Напоминание о следующем шаге в воронке и др.
Время — деньги. Поэтому не будем им разбрасываться.
С чего начать?
- Изучите функционал вашей CRM. Возможно, есть опции, которыми вы еще не пользовались.
- Обучите сотрудников грамотной работе в системе. За высокую эффективность пусть будет предусмотрено KPI.
5. Обеспечение информацией о клиенте
Чтобы отправить коммерческое предложение, менеджеру нужно сначала его составить. Для этого желательно посмотреть историю сделок, держать в голове побольше информации о клиенте, выбрать самое подходящее предложение.
А как известно, обычно отдел продаж хранит данные о клиентах в разных программах. Не запутаться и ничего не забыть становится той еще задачей.
С чего начать?
- Для комфортной и продуктивной работы с клиентской базой необходимо хранить всю информацию о клиенте в облаке.
- Перенесите все данные в одну систему или интегрируйте инструменты.
- Выберите форму, которую необходимо заполнять продавцу после разговора с потенциальным клиентом.
- Если с лидом будут работать несколько сотрудников, пусть у всех будет доступ к его заполненной анкете.
- Файлы с информацией по сделкам собирайте в общей папке на диске.
- Время от времени сортируйте и чистите файлы, делите одну папку на несколько более конкретных.
- Узнавайте у менеджеров, какой инструмент мог бы им помочь эффективнее закрывать сделки.
6. Календарь с событиями
С ростом компании отслеживать встречи вне единой системы становится проблематично. Даже планировать звонки, отправку сообщений или писем удобнее с задачами и календарем в Битрикс24.
Запись встреч в автоматизированном календаре делается просто и быстро. Таким образом шанс опоздать на встречу или просрочить следующий шаг по воронке продаж почти невозможно.
С чего начать?
- Отмечайте онлайн- и оффлайн-встречи в автоматизированном календаре. Это делается за пару секунд.
- Планируйте задачи в Битрикс24. Эта опция есть в бесплатной версии системы.
- Создавайте автоматические рассылки, чтобы роботы отправляли письма без вашей помощи.
Мы разобрали основные шаги автоматизации бизнес-процессов. Если вы начнете их использовать, то заметите, насколько приятнее и спокойнее стало работать. Успехов и развития вашему бизнесу!
Добавить комментарий